KOÇSİSTEM BİLGİ VE İLETİŞİM HİZMETLERİ ANONİM ŞİRKETİ ÇALIŞANLAR İÇİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

a) Veri Sorumlusu ve Temsilcisi

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“6698 sayılı Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak KoçSistem Bilgi ve İletişim Hizmetleri Anonim Şirketi (“ Şirket” veya “KoçSistem”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

b) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Toplanan kişisel verileriniz, kişisel verilerinizi bizlere açıklamanıza konu olan ve aşağıda sıralanan amaçlarla 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenebilecektir:

• Şirketimiz tarafında yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi,
• Şirketimizin ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası,
• Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili süreçlerin yürütülmesi,
• Şirketimizin insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,
• Şirketimizin Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini,
• Etkinlik yönetimi,
• Araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• İş faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• Üretim ve/veya operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası,
• Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi,
• Geliştirilen ürün ve/veya hizmetlerin işlevselliğinin ölçülmesi,
• Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi,
• Lojistik faaliyetlerin planlanması ve icrası,
• İş ortakları ve/veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,
• Ürün ve/veya hizmetlerin satış süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Satış sonrası destek hizmetleri aktivitelerinin planlanması ve/veya icrası,
• Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi,
• Müşteri talep ve/veya şikayetlerinin takibi,
• Yetenek-kariyer gelişimi faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• Çalışanlara yönelik kurumsal iletişim ve/veya çalışanlarım katılım sağladığı kurumsal sosyal sorumluluk ve/veya sivil toplum kuruluşları faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası,
• Çalışanlar için iş akdi ve/veya mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası,
• Ücret yönetimi,
• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması,
• Personel temin süreçlerinin yürütülmesi,
• Şirket içi atama-terfi ve işten ayrılması süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Çalışanların performans değerlendirme süreçlerinin planlanması ve takibi,
• Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve/veya denetimi,
• Şirket içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası,
• Çalışan memnuniyetinin ve/veya bağlılığı süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Çalışanların bilgiye ve tesislere erişim yetkilerinin planlanması ve icrası,
• Çalışanların disiplin süreçlerinin takip edilmesi,
• Müşteri memnuniyeti aktivitelerinin planlanması ve/veya icrası,
• Hukuk işlerinin takibi,
• Fikri haklar yönetiminin planlanması ve icrası,
• Şirket faaliyetlerinin Şirket prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
• Acil durum yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Şirket denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• İş sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icrası,
• Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması,
• İştiraklerle olan ilişkilerin yönetimi ve/veya denetimi,
• Şirket yerleşkeleri ve/veya tesislerinin güvenliğinin temini,
• Şirket operasyonlarının güvenliğinin temini,
• Şirket malvarlığının ve/veya kaynaklarının güvenliğinin temini,
• Şirket finansal risk süreçlerinin planlanması ve/veya icrası,
• Çalışanların sistemde eksik kalan bilgilerinin çağrı merkezi aracılığıyla toplanması ve tamamlanması.

Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenme amaçları konusunda detaylı bilgilere, çalışanlara özgü portalımızda yer alan KoçSistem Bilgi ve İletişim Hizmetleri Anonim Şirketi Çalışan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasından ulaşabilirsiniz.

c) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verilerinizi yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak kaydıyla Koç Holding’le, iş ortaklarımızla, hissedarlarımızla, iştiraklerimizle, tedarikçilerimizle, müşterilerimizle, yurtdışı üçüncü partilerle, kanunen yetkili kamu kurumları ve/veya özel kişilerle paylaşılabilecektir. Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde KoçSistem Bilgi ve İletişim Hizmetleri Anonim Şirketi Çalışan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında açıklandığı şekilde aktarılabilecek, yurtiçinde veya yurtdışında işlenebilecektir.

ç) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından farklı kanallarla ve farklı hukuki sebeplere dayanarak Şirketimiz insan kaynakları politikasının uygulanması ve yürütülmesi amacıyla toplanmaktadır. Bu süreçte toplanan kişisel verileriniz yine yukarıda belirtilen amaçlar kapsamında ticari faaliyetlerimizi ve operasyonel süreçlerimizi yürütmek hukuki sebebiyle, işe giriş ve iş sözleşmesinin devamı sırasında fiziki ve elektronik ortamda toplanmaktadır. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu Aydınlatma Metni’nin (b) ve (c) maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

d) Kişisel Veri Sahibinin 6698 Sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi KoçSistem Bilgi ve İletişim Hizmetleri Anonim Şirketi Çalışan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda KoçSistem talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, KoçSistem tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.